Apartman ve Site Yönetiminin Muhasebesi

Apartman birkaç katlı ve bir çok daireden oluşan yapıya verilen isimdir. Site ise belli amaçlarla kurulmuş konutlar topluluğu, iş merkezi olarak tanımlanmaktadır.

Apartman ve sitelerin idari yapılarının hukuki dayanağı 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na dayanmaktadır.  Apartman ve Sitelerin İdari Organları

1- Kat Malikleri (Genel Kurul)
2- Yönetim Kurulu – Yönetici
3- Denetim Kurulu
4- İşletme Yönetimi Alt Birimleri (muhasebe, temizlik, personel vb)

Kat Malikleri Kurulu yılda bir defadan az olmamak üzere aksi kararlaştırımadıkça her yılın ilk ayında toplanır. Kat Malikleri Kurulu toplantıya oy hakkı bulunanların yarıdan fazlasıyla toplanır ve oy çokluğu ile karar verir. İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlananaması halinde, ikinci toplantının nerde ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile arasındaki zaman yedi günden az olamaz. İkinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır.

Toplantıya katılamayan katmaliki oy kullanması için kendisine vekil tayın edebilir. Vekaletle oy kullanımına sınır getirilmiştir. 40 dairenin altındaki yerlerde bir kişi en çok iki kişiye vekalet edebilir. 40’ın üzerinde bağımsız bölümü bulunan yerlerde, bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil edilemez.

Yönetici faaliyet raporunu içeren bir bilanço hazırlamalı ve toplantı tarihinden en az 15 gün önce kat maliklerine sunmalıdır.

APARTMAN VE SİTE YÖNETİMLERİNİN MALİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ VE ÖDEVLERİ

Vergi Kanunları açısından, Apartman ve Site Yönetimi faaliyetleri direkt ticari faaliyet kapsamında olmayıp Vergi Mükellefiyetleri, sorumlu sıfatıyla gelir vergisi kesintisi (stopaj) yapıp yapmadıkları durumlara göre değişmektedir. Konut kapıcılarına yapılan ücret ödemerinde gelir vergisi kesintisi olmadığından başkaca bir stopaj kesintisi gerektiren işlem yoksa vergi numarası alıp vergi mükellefiyeti tesis ettirmelerine gerek yoktur.

İşyerleri kapsamndaki site yönetimi bünyesinde çalıştırılan işçilere ödenen ücretlerde ve serbest meslek erbabına ödenen ücretlerde sorumlu sıfatıyla gelir vergisi kesintisi yapılacağı için vergi mükellefiyeti tesis ettirilip muhtasar beyannamesi verilmelidir.

Apartman ve Siteler Vergi kanunları açısından defter tutmak mecburiyetinde olmamakla bir likte İşletme Defteri tasdik edip kullanabilirler. Ayrıca  634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunun’da noter onaylı karar defteri tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

Aparman ve Site Yönetimi bünyesinde çalıştırılan kişiler için İş Kanunu hükümleri geçerlidir. İş ve Sosyal Güvenlik mevzuatı açısından İşveren konutun maliki veya ortaklarıdır. Yönetici işveren vekili sıfatında olup kusurundan doğan zararlardan sorumludur.

Özetlememiz gerekirse; konutlarda vergi mükellefiyeti gerektirecek bir işlem olmadığından vergi idaresi ile ilgili bir yükümlülük yoktur. Konut kapıcıları zorunlu sigortalılık kapsamında olduğu için, apartman yönetici tarafından sigorta dosyası açtırılıp aylık sigorta bildirgesi verilmelidir. İşyeri kapsamındaki site yönetimleri konutlardan farklı olarak stopaj kesintilerini ödemek için muhtasar beyannamesi vermesi gerekmektedir. Kat Mülküyeti Kanunu gereği yöneticiler iligili hesap dönemi ile ilgili gelir-gider hesaplarını düzenleyip, faaliyet raporunu içeren bilanço hazırlamalıdır.

*  Vergi ve ilgili diğer mevzuata ve Tek Düzen muhasebe standartlarına uygun şekilde muhasebe defterlerinin tutulması, raporlanması, ilgililere raporların sunulması.

*  Bilanço, kar-zarar tablosu, bildirge, beyannameler ve diğer belgelerin düzenlenip tahakkuk işlemlerinin yapılması.

*  Yapılmış olan muhasebe kayıtlarının TMS’ ye uygunluğunun kontrolü.

*  Küçük ve orta ölçekli işletmeler için bilgisayarlı muhasebe yazılım programlarının seçimi ve muhasebe sistemi altyapısının oluşturulması.

*  Muhasebe uygulamaları konusunda danışmanlık yapmak.

*  İşletme personeline ait ücret bordrolarının, hesap pusulalarının hazırlanması, işçilerce imzalanmak üzere işverene sunulması.

*  Aylık prim ve hizmet belgelerinin tahakkuk ettirilerek firmaya iletilmesi.

*  İşe giren personelin işe giriş işlemlerinin yapılması.

*  İşten ayrılan personelin Kıdem ve İhbar Tazminatları’nın hesaplanması; işten ayrılma ile ilgili tüm belgelerin hazırlanması.

*  SGK ve İş Mevzuatı konusunda danışmanlık yapmak.

*  KDV, aylık ve üçer aylık Muhtasar ve Geçici Vergi, yıllık Gelir ve Kurumlar Vergisi Beyannamelerinin hazırlanması, kontrolü ve tahakkuk ettirilerek, Tahakkuk Fişi’nin mükellefe sunulması.

*  Vergi mevzuatı konusunda danışmanlık yapmak.

*  Her türlü şirket Ana sözleşmeleri hazırlamak,Ticaret Odası, Vergi Dairesi, SGK ve diğer ilgili resmi makamlardaki başvurularını yapmak, işlemleri sonuçlandırıp mükellefiyet tesislerini gerçekleştirmek.

*  Gerçek ve tüzel kişiler şube, depo ve irtibat bürosu gibi diğer şube işyerlerinin açılış ve kapanış işlemlerini yapmak.

*  SGK, İş , Vergi ve ilgili diğer mevzuat konusunda genel danışmanlık yapmak. Mükelleflerin zaman içinde karşılaşabilecekleri muhtemel risklere karşı erkenden uyarılmasını sağlamak. Emeklilik işlemleri konusunda bilgi vermek, yardımcı olmak.

*  Mükelleflerin ön muhasebe elemanlarını eğitmek, eğitim sonrası kontrolünü yaparak, ön muhasebenin kusursuz işleyişini sağlamak.